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【先に結論】役職定年で部長を交代するときは、引き継ぎ書の一枚目に、後任が着任直後に判断する案件を期限順に並べよか。「何が決まっとるか」「次に誰が何を決めるか」「根拠の資料はどこか」を一件ずつ書く。口頭で交わした約束も、返事の日と約束した範囲まで残しとくとええで。
引き継ぎの翌朝、後任のところに取引先から電話が来たとするやろ。
「例の納期、金曜でいけそうですか？」
引き継ぎ書を開いたら「A社の件、対応中」とだけある。金曜は納品の日なんか、返事する日なんか。そこから調べるんは、朝イチからしんどいで。
ワシは役職定年でラインの部長から担当部長になった。部長を降りた直後は、具体的な指示がなくて、何から手をつけたらええか分からん時期があったんや。
立場は違うけど、役割が変わった初日に「まずこれを見て」と言える一枚があると、次の一手が見えやすい。部長を交代する側やったら、その一枚に何を残せるか考えてみよか。
一枚目は、後任が最初に返事する案件から
まず予定表と決裁待ちの一覧を開いてみ。交代後すぐに返事せなあかん話、承認が止まっとる話、期限を逃すと別の人の仕事まで止まる話を拾うんや。
たとえば交代翌週にA社への回答期限が来るなら、月末の定例会議より先に置く。返事の日と納品予定日が別やったら、欄を分けて書いとこ。
九州運輸局の資料では、自治体の公共交通担当向けに、年間予定と資料の置き場、過去の判断やその背景をまとめる方法を紹介しとる。長崎市の例では未決事項も書き、前任と後任で内容を確認しとるで。
国土交通省 九州運輸局「後任に向けた引継ぎ書作成のポイント」
会社で決まった様式があるなら、その様式を使おう。冒頭に足せへんかったら、未決案件の欄で期限が早い順に並べるだけでもええ。
「対応中」を、後任が動ける一行にする
一件書くたびに「どこまで約束した？」「後任の最初の一手は？」と聞いてみ。「A社・納期調整中」だけやったら、こう書き足せるで。
| 案件 | 決まったこと・保留中のこと | 次にやること・期限 | 根拠の資料 |
|---|---|---|---|
| A社への納期回答 | 金曜に回答すると約束。納品日は未確定 | 木曜までに生産担当が空きを確認。後任部長が回答案を決め、営業が金曜に連絡 | A社案件フォルダの打合せメモ |
| 来期の設備見積もり | 二社から受領済み。発注先は未決定 | 水曜までに購買が保守費を確認。後任部長は木曜の会議に比較表を出す | 購買フォルダの見積比較表 |
| 定例会の開催日 | 月末開催で案内済み。会議室は仮予約 | 総務が火曜に予約を確定。取れへん場合は同日中に後任部長へ連絡 | 総務の会議室予約表 |
これは記入例や。実際に書くときは「金曜」だけやと翌週には分からんようになるから、日付も添えとこ。
口頭だけの約束は、誰といつ話したか、社内で承認済みかも区別するとええ。「先方から希望あり」と「こちらから確約済み」が同じ欄に並ぶと、後任はどっちから電話したらええか迷うからな。
判断の経緯は、後任が見直すときに要る分だけ。たとえば「前回は一括納品を見送った。理由は保管場所が足りんかったため」と書けば、場所が確保できた今も見送るかは、後任が自分で考えられるやろ。
交代後もワシがやる作業がある、という話なら、書類の中で担当を分けとこう。部長を降りたあとに助言・実務・最終判断をどう分けるかも、線を引くときの参考になるで。
渡す日に、後任と一件だけたどってみる
引き継ぎの時間が短いなら、一番期限の近い案件を一緒に開いてみよか。「この資料を開いて、ここを見て、木曜にこの人へ聞く」。そこまでたどれたら、書き足すところも見えてくるで。
たとえば前任のメールを指しただけやと、後任のアカウントでは見られへんことがある。社内で共有できる場所に要点を残し、必要な権限は担当部署へ頼もか。
取引先にも知らせる必要があるなら、交代日と新しい窓口を、関係する人とそろえとこう。名刺を出す場で役割を聞かれそうなら、役職定年後の名刺で、取引先に今の担当をどう伝えるかに言い方も載せとるで。
役職定年の引き継ぎ書でよくある質問（FAQ）
Q1： 後任がまだ決まってへんときは、誰に渡したらええ？
直属の上司や交代を取りまとめる人に、正式な引き継ぎ先と、それまでの窓口を確認しよか。後任が決まる前に期限が来る案件は、誰が判断するかもその場で決めてもらおう。
Q2： 部下の評価や面談の記録も、一緒に置いてええ？
みんなが開ける引き継ぎ書に、個人の評価や面談の中身を混ぜると、見る必要のない人にまで届いてまう。何を誰に渡すかは社内ルールに沿って人事や上司に確認し、権限のある場所で扱おう。
Q3： 渡したあとに前の担当のことで聞かれたら？
過去の経緯を聞かれたら、残した資料の場所を案内できるで。新しい判断を頼まれたら、「前回の経緯はこうやった。今回の返事は今の担当で確認してもらえますか？」と、話を今の窓口へ戻そか。
まず、交代後に期限が来る一件を書こか
長いこと抱えてきた案件やと、どこまで書いても気になるもんや。今日は後任が最初に返事する一件だけ、日付と資料の場所まで書いてみよか。
引き継ぎが済んだ先で、次は何を引き受けるか考え始めたら、役職定年後の働き方を五つに分けて考える記事も置いとくで。
役目を渡す日は、現実がこたえることもある。人生はまだ続くし、明日は今の自分の仕事を始めたらええんや。